Política de Privacidade

Quem somos e o que este aviso cobre

Este Aviso de Privacidade descreve como e por que o DentAll Flow acessa, coleta, armazena, usa e compartilha informações pessoais quando você usa nossos serviços — inclusive ao visitar nosso site em https://dentallflow.com, ao usar a plataforma de gestão odontológica, ou ao entrar em contato conosco de qualquer outra forma.

Ler este aviso ajuda você a entender seus direitos e suas escolhas. Se não concordar com nossas práticas, pedimos que não use os serviços. Dúvidas podem ser enviadas para privacidade@dentallflow.com.

1. Que informações coletamos?

Informações que você nos fornece. Coletamos as informações que você fornece voluntariamente ao se cadastrar na plataforma, ao usar seus recursos e ao entrar em contato conosco:

• nome
• endereço de e-mail
• telefone
• senha (armazenada apenas como hash criptográfico, nunca em texto legível)
• dados de contato e de autenticação
• dados de endereço
• dados da clínica contratante, incluindo CNPJ — ou o CPF do profissional, quando ele contrata como pessoa física

Pedidos de contato comercial

Quando você preenche o formulário “Falar com a gente” na nossa página inicial, guardamos o nome, o e-mail, o telefone, o nome da clínica, a mensagem escrita por você e o endereço IP de onde o pedido partiu.

A finalidade é uma só: retornar o seu contato. Esses dados não são usados para publicidade, não são compartilhados com terceiros e não se misturam aos dados de nenhuma clínica cliente — quem preenche o formulário ainda não é cliente. O endereço IP fica guardado como registro de origem do pedido e para conter uso automatizado do formulário.

A base legal é o interesse legítimo em responder a quem nos procurou (art. 7º, IX, da LGPD). Para pedir a exclusão desses dados, escreva para privacidade@dentallflow.com.

Mensagens pelo WhatsApp

Quando a clínica usa o atendimento por WhatsApp da plataforma, tratamos, por conta e ordem dela, o nome e o telefone do paciente e o conteúdo das mensagens trocadas: as que o paciente envia, as respostas da recepção e as respostas automáticas do bot. Se a clínica configurar o bot para isso, ele também pode pedir dados como data de nascimento ou CPF, que ficam registrados na conversa para a recepção.

A clínica pode enviar campanhas — uma mesma mensagem, para os pacientes dela. Toda campanha oferece a opção de não receber mais: responder SAIR encerra o envio de campanhas daquela clínica para aquele número, e o pedido é respeitado nos disparos seguintes.

As mensagens são entregues pelo WhatsApp (Meta Platforms), a partir do número da própria clínica, conectado à plataforma por um servidor de conexão que operamos na nossa infraestrutura. Esse servidor não guarda cópia das mensagens: elas ficam apenas no banco de dados da plataforma, com o mesmo controle de acesso e registro de auditoria do restante do atendimento. Como as mensagens trafegam pelo WhatsApp, o lembrete de consulta informa só o horário, nunca o procedimento, e a plataforma orienta a clínica a não incluir dado clínico no texto das campanhas.

Dados sensíveis de saúde

A plataforma armazena dados de saúde dos pacientes atendidos pelas clínicas usuárias — prontuário, anamnese, odontograma, evolução clínica, plano de tratamento e anexos como radiografias e termos assinados.

Esses dados são tratados por conta e ordem da clínica, que é a controladora. Veja a seção 10 para entender a diferença entre os dois papéis e a quem dirigir cada tipo de pedido.

Link de assinatura enviado pela clínica

A clínica pode enviar ao paciente um link para ele ler e aceitar o orçamento do tratamento e os termos dela sem precisar ir ao balcão. Antes de mostrar qualquer informação, o link pede os 4 últimos números do celular cadastrado na clínica; ele vale por 20 minutos, funciona uma vez só e é bloqueado depois de 5 tentativas erradas.

No aceite registramos, por conta e ordem da clínica, o nome e o CPF de quem assina, a data e a hora do servidor, o endereço IP e as informações do navegador usado. Esses registros existem para provar o aceite e seguem as mesmas regras de guarda dos termos assinados no balcão.

Dados de pagamento

O pagamento da assinatura é processado integralmente pelo Stripe. O checkout e a área de gerenciamento de cobrança são páginas hospedadas por ele, e dados de cartão não transitam nem são armazenados em nossos servidores — guardamos apenas os identificadores de cliente, assinatura e sessão devolvidos pelo Stripe, usados para saber a situação da assinatura de cada clínica.

A política de privacidade do Stripe está em https://stripe.com/br/privacy.

Informações coletadas automaticamente

Algumas informações são coletadas automaticamente quando você usa os serviços. Elas não revelam sua identidade por si só e servem principalmente para manter a segurança e o funcionamento da plataforma:

• endereço IP, registrado no controle de tentativas de login, no limite de requisições e no aceite eletrônico de termos e de orçamento
• informações do navegador (user-agent), registradas no aceite eletrônico de termos e de orçamento
• registros de acesso a dados de saúde: quem acessou, o que acessou e quando — a trilha de auditoria exigida pela LGPD

2. Como tratamos suas informações?

Tratamos informações pessoais pelos seguintes motivos, sempre com base legal válida:

• criar e administrar contas de usuário e permitir a autenticação
• fornecer e viabilizar a prestação do serviço contratado
• responder a dúvidas e prestar suporte
• enviar informações administrativas, como convite de primeiro acesso e redefinição de senha
• processar e administrar a assinatura e a cobrança
• proteger os serviços, incluindo prevenção a abuso e a acesso indevido
• cumprir obrigações legais e regulatórias, e exercer ou defender direitos
• permitir que a clínica se comunique com seus pacientes pela plataforma — confirmação de consulta, lembrete de horário, atendimento por canais de mensagem e campanhas de retorno com opção de descadastro —, tratando esses dados por conta e ordem dela, na qualidade de operadora

3. Quando e com quem compartilhamos informações?

Compartilhamos informações com fornecedores que executam serviços por nossa conta e precisam de acesso para isso. Há contratos que limitam o que eles podem fazer: não podem usar seus dados para finalidade própria nem compartilhá-los com terceiros.

As categorias de fornecedores e os serviços utilizados hoje são:

• hospedagem de infraestrutura: Hostinger
• processamento de pagamento: Stripe
• canais de mensagem para comunicação da clínica com o paciente: WhatsApp (Meta Platforms), a partir do número da própria clínica — recebe o telefone do paciente e o conteúdo das mensagens trocadas com a clínica
• envio de e-mail transacional (convite de acesso e redefinição de senha): Hostinger Email (SMTP)

Outras situações de compartilhamento

Podemos compartilhar ou transferir informações em conexão com fusão, venda de ativos, financiamento ou aquisição total ou parcial do negócio, sempre preservando as obrigações deste aviso.

Podemos também compartilhar informações quando exigido por lei ou por ordem de autoridade competente.

4. Usamos cookies e tecnologias de rastreamento?

Usamos apenas cookies estritamente necessários. Não há analytics, pixel de rastreamento, publicidade ou qualquer tecnologia de terceiro que acompanhe sua navegação.

São três cookies:

• dentallflow_sessao — mantém você autenticado durante a sessão de trabalho (12 horas)
• dentallflow_escolha — permite escolher a clínica quando o mesmo e-mail tem acesso a mais de uma (5 minutos)
• dentallflow_tema — lembra sua preferência de tema claro ou escuro

Detalhamento dos cookies

O detalhamento completo — o que cada cookie faz, por quanto tempo dura e como recusá-lo no navegador — está na nossa Política de Cookies, em https://dentallflow.com/cookies.

5. Por quanto tempo guardamos as informações?

Guardamos informações pelo tempo necessário às finalidades descritas neste aviso, salvo prazo maior exigido ou permitido por lei. Os prazos praticados são:

• sessão de acesso: 12 horas
• link de redefinição de senha: 1 hora
• convite de primeiro acesso: 7 dias
• registros de tentativa de login e de limite de requisições: 24 horas, apagados automaticamente
• cadastro, conta e dados da clínica: enquanto durar a assinatura
• prontuário, anamnese, odontograma, evolução, plano de tratamento e anexos: durante toda a relação e, após seu término, pelo prazo exigido da clínica pela regulamentação odontológica — a clínica, como controladora, define o destino desses dados
• termos e aceites eletrônicos: enquanto a assinatura tiver efeito jurídico; a revogação não apaga o registro, que continua provando que houve consentimento no período em que valeu
• trilha de auditoria de acesso a dados de saúde: não é apagada, por ser o registro exigido pela LGPD
• lançamentos financeiros e histórico de cobrança: pelos prazos fiscais e contábeis aplicáveis
• mensagens trocadas pelo WhatsApp: enquanto durar a assinatura, como histórico de atendimento da clínica
• pedido de não receber campanhas: enquanto durar a assinatura, para que continue sendo respeitado — ele não é desfeito pela plataforma; voltar a receber depende de o próprio contato escrever para a clínica
• cópias de segurança: 14 dias, por rotação automática

6. Como mantemos suas informações seguras?

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger as informações que tratamos. Entre elas: isolamento dos dados de cada clínica no banco de dados, controle de acesso por papel e por vínculo com o paciente, senhas protegidas por função de derivação criptográfica, tráfego cifrado por HTTPS, limites de tentativa de acesso e registro de auditoria de todo acesso a dado de saúde.

Ainda assim, nenhuma transmissão pela internet ou tecnologia de armazenamento é 100% segura. Não podemos garantir que terceiros não autorizados jamais consigam superar nossas proteções. O acesso aos serviços deve ser feito a partir de um ambiente seguro.

7. Tratamos informações de menores de idade?

O acesso à plataforma é restrito a profissionais e funcionários das clínicas contratantes, maiores de 18 anos. Não criamos contas para menores de idade.

Dados de pacientes menores de idade podem ser tratados na plataforma, porque clínicas odontológicas atendem crianças e adolescentes. Esses dados são fornecidos pela clínica, que é a controladora e responde pela base legal do atendimento; o sistema exige o registro do responsável legal do paciente menor. Pedidos relativos a esses dados devem ser dirigidos à clínica.

8. Quais são seus direitos?

A LGPD garante a você: confirmação da existência de tratamento, acesso aos dados, correção de dados incompletos ou desatualizados, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade, portabilidade, informação sobre com quem compartilhamos, e revogação do consentimento.

Para exercer qualquer um deles, escreva para privacidade@dentallflow.com. Respondemos pedidos de confirmação e acesso em até 15 dias, e os demais no menor prazo possível. Podemos solicitar informações que confirmem sua identidade antes de atender — entregar dado de saúde à pessoa errada equivale a vazá-lo.

Revogação do consentimento: quando o tratamento se basear no seu consentimento, você pode revogá-lo a qualquer momento. Isso não afeta a licitude do tratamento realizado antes da revogação, nem o tratamento que se apoie em outra base legal.

Informações da conta: você pode revisar e alterar os dados da sua conta na própria plataforma. Ao pedir o encerramento, desativamos a conta e seus dados dos bancos ativos — podendo reter o que for necessário para prevenir fraude, cumprir obrigação legal ou defender direitos.

Cookies: a maioria dos navegadores aceita cookies por padrão e permite recusá-los. Como os nossos são estritamente necessários, recusá-los impede o funcionamento do login.

9. Controles para a função "Não Rastrear" (Do-Not-Track)

A maioria dos navegadores oferece a função "Não Rastrear" (DNT). Como ainda não existe padrão técnico uniforme para reconhecê-la, não respondemos a esses sinais. Na prática isso não muda nada aqui: não há rastreamento de navegação na plataforma. Se um padrão for adotado e passar a nos obrigar, informaremos em versão revisada deste aviso.

10. Papéis no tratamento: quando somos controladores e quando somos operadores

O DentAll Flow atua em dois papéis distintos, e é importante saber qual se aplica a você.

Somos controladores dos dados de cadastro e uso da plataforma: informações da clínica contratante, dos profissionais e funcionários com acesso ao sistema, e dos dados necessários à contratação, cobrança e suporte. Sobre esses dados, decidimos as finalidades descritas nesta política e respondemos diretamente aos titulares.

Somos operadores dos dados de pacientes. Prontuário, anamnese, odontograma, evolução clínica, plano de tratamento, anexos, agenda e lançamentos financeiros são tratados por conta e ordem da clínica, que é a controladora desses dados e define as finalidades do tratamento. Atuamos seguindo as instruções dela e os termos do contrato firmado entre as partes.

Por isso, pedidos de acesso, correção ou eliminação relativos a dados de paciente devem ser dirigidos à clínica responsável pelo atendimento. Se recebermos um pedido desse tipo, nós o encaminhamos à clínica e a apoiamos no atendimento, dentro dos prazos legais. Parte do prontuário está sujeita a prazos mínimos de guarda previstos na regulamentação da profissão, que podem impedir a eliminação mesmo a pedido do titular.

Dados de pacientes não são usados para nenhuma finalidade própria nossa. Não os comercializamos, não os cedemos a terceiros para fins comerciais, não os utilizamos para publicidade e não os empregamos para treinar modelos de inteligência artificial. Nosso acesso se limita ao necessário para operar, dar suporte e manter a segurança do serviço.

Como medidas específicas, cada clínica é isolada das demais no banco de dados por controle de acesso em nível de registro, todo acesso a dado de saúde fica registrado em trilha de auditoria, e os registros clínicos são gravados de forma que não podem ser alterados nem apagados pela aplicação.

11. Fazemos atualizações neste aviso?

Sim. Atualizaremos este aviso sempre que necessário para mantê-lo em conformidade com a legislação aplicável. A versão vigente é indicada pela data de "última atualização" no topo desta página. Havendo mudanças relevantes, publicaremos aviso destacado ou comunicaremos diretamente.

12. Como entrar em contato sobre este aviso?

Dúvidas, pedidos e reclamações sobre este aviso ou sobre o tratamento dos seus dados podem ser enviados ao nosso encarregado pela proteção de dados, pelo e-mail privacidade@dentallflow.com.

13. Como revisar, atualizar ou excluir seus dados?

Você tem o direito de solicitar acesso às informações pessoais que tratamos, detalhes sobre como as tratamos, correção de imprecisões ou exclusão. Esses direitos podem ser limitados em algumas situações pela legislação aplicável — em especial quando houver prazo legal de guarda.

Para solicitar, escreva para privacidade@dentallflow.com ou use as informações desta página.